Ihre Leute sind eingestellt, um Menschen zu fördern — nicht um Listen zu pflegen
Jede Betreuungsstunde, die aus der Dokumentation zurückkommt, geht in Vermittlung. Und jede Vermittlung zählt doppelt: für den Menschen, der Arbeit findet, und für den Betrieb, der eine Stelle besetzt bekommt.
Ein Großteil des Teams pflegte 160 Teilnehmer in sechs Excel-Listen — Zeit, die in der Vermittlung gefehlt hat.
Sechs Abläufe, die jede Woche dieselbe Zeit kosten
Gerade in Bildungs- und Beratungsbetrieben mit Förderprojekten wächst die Dokumentation schneller als die Arbeit am Menschen. Genau dort setzen wir an.
Teilnehmerverwaltung statt Excel
Ein Datensatz pro Person, statt derselbe Name in fünfzehn Dateien. Wer welchen Status hat, steht an einer Stelle und ist für alle aktuell.
Word- und PDF-Formulare
Verträge, Bestätigungen und Nachweise werden aus den vorhandenen Daten befüllt. Kein Abtippen, keine Zahlendreher, keine veralteten Vorlagen.
Excel-Listen zusammenführen
Die bestehenden Listen werden übernommen und zu einer Quelle zusammengeführt. Auswertungen entstehen auf Knopfdruck statt in Copy-Paste-Runden.
Anwesenheiten und Stundenlisten
Anwesenheiten werden einmal erfasst und fließen direkt in Stundenlisten und Nachweise. Fehltage fallen sofort auf, nicht erst zum Monatsende.
Praktikums- und Betriebsmatching
Betriebe, Plätze und Teilnehmerprofile liegen in einem System. Passende Vorschläge und der Stand jeder Vermittlung sind jederzeit abrufbar.
Portale automatisch befüllen
eAMS und andere Portale bieten keine Schnittstelle. Axion trägt die Daten trotzdem selbst ein — Feld für Feld, so wie es ein Mitarbeiter täte, nur in einem Bruchteil der Zeit.
Jeder Betrieb arbeitet anders. Welche Abläufe sich bei Ihnen lohnen, zeigt die Prozessaufnahme.
Eine Eingabe, und der Rest ist schon erledigt
Heute wandert dieselbe Angabe durch fünfzehn Dateien, bis ein fertiges Dokument entsteht. Mit Axion tippen Sie sie einmal — den Rest übernimmt das System, während Sie weiterarbeiten.
Was Ihre Mitarbeiter gewohnt sind, bleibt: Ausgabe weiterhin als Excel, Word oder PDF — nur nicht mehr aus fünfzehn Quellen.
Was kostet Sie die Routine?
Schätzen Sie grob, wie viel Zeit pro Woche in Listenpflege, Formulare und Dokumentation geht. Die Rechnung ist bewusst einfach — belastbare Zahlen liefert erst die Prozessaufnahme.
Prozessautomatisierung ist mein Tagesgeschäft
Ich bin Jason Schreiber, arbeite in Wien und beschäftige mich bei Helferline hauptberuflich mit Prozessautomatisierung. Dort geht es jeden Tag darum, wiederkehrende Abläufe aus der Handarbeit zu holen — nicht in der Theorie, sondern in laufenden Betrieben.
Parallel bin ich selbst als staatlich geprüfter Vermögensberater und Versicherungsagent tätig. Ich weiß deshalb aus eigener Erfahrung, wie viel Zeit Dokumentationspflichten und Portalmasken fressen und wie schnell Daten in mehreren Dateien auseinanderlaufen.
Aus diesem Bedarf ist Axion entstanden: eine Desktop-Software mit Kundenverwaltung, Dokumenten, automatisch befüllten Formularen und Aufgaben — vollständig lokal und verschlüsselt. Diese Basis ist der Ausgangspunkt für Ihre Lösung.
Axion ist gebaut und im Einsatz
Die Software ist keine Ankündigung. Sie entstand als Auftragsarbeit für einen Träger und läuft dort im Echtbetrieb — mit Fallführung, Anwesenheiten, automatisch befüllten Formularen und Fristenüberwachung.
Platzhalter — Screenshots hier ablegen. Für die Veröffentlichung mit anonymisierten Daten.
Sechs Abläufe, vom Ist-Zustand zur Automatisierung
Jeder Ablauf wird zuerst gezeichnet, dann automatisiert. Was hier steht, ist der typische Fall — Ihr Bauplan entsteht bei der Aufnahme vor Ort.
Teilnehmerverwaltung
Stammdaten, Status, Betreuer, Termine und Dokumente liegen an einer Stelle. Wer sucht, tippt zwei Buchstaben und hat den Menschen samt Verlauf vor sich.
Word- und PDF-Formulare
Ihre bestehenden Vorlagen werden hinterlegt und aus den vorhandenen Daten befüllt. Ausgabe als Word oder PDF, direkt am Teilnehmer abgelegt.
Excel-Listen zusammenführen
Die vorhandenen Dateien werden übernommen, bereinigt und zu einer Datenbasis verbunden. Wer weiter in Excel arbeiten will, exportiert weiterhin Excel.
Anwesenheiten und Stundenlisten
Anwesenheit wird pro Tag erfasst, Stundenlisten und Nachweise entstehen daraus automatisch. Fehltage lösen eine Aufgabe aus, statt unterzugehen.
Praktikums- und Betriebsmatching
Betriebe, offene Plätze und Teilnehmerprofile liegen im selben System. Der Stand jeder Vermittlung ist nachvollziehbar, ohne nachzufragen.
Portale automatisch befüllen
eAMS und vergleichbare Portale bieten keine Schnittstelle, über die Daten übergeben werden könnten. Axion geht deshalb den Weg, den auch Ihre Mitarbeiter gehen: Es öffnet die Maske und trägt die Felder aus den vorhandenen Daten ein.
Abgeschickt wird nichts ohne Freigabe. Der ausgefüllte Stand wird zur Kontrolle vorgelegt, die Bestätigung bleibt bei Ihrem Team.
Der Fördergeber verlangt Dokumentation, stellt aber kein System dafür
Fast jeder österreichische Fördergeber schreibt Meldungen und Nachweise vor und überlässt die operative Führung dem Träger. Genau in dieser Lücke entsteht die Arbeit, die Ihr Team von der Vermittlung abhält — und genau dort setzt Axion an.
Nachweise entstehen nebenbei
Anwesenheiten, Betreuungsschritte und Maßnahmen werden dort erfasst, wo sie passieren. Der Bericht zieht sich die Daten, statt dass jemand sie zusammensucht.
Mehrere Projekte und Fördergeber parallel
Teilnehmer gehören zu Projekten, Projekte zu Auftraggebern. Auswertungen nach Projekt, Standort oder Zeitraum entstehen ohne neue Dateien.
Fristen laufen mit
Berichtspflichten, Anwesenheitsschwellen, Enddaten und Stundenkontingente sind Regeln mit Wiedervorlage — keine Erinnerungen auf Zetteln.
Weniger Verwaltung heißt mehr Vermittlung — und die zählt doppelt
Ihre Wirkung wird nicht daran gemessen, wie gepflegt Ihre Listen sind, sondern daran, wie viele Menschen den Übertritt in Beschäftigung schaffen. Jede Betreuungsstunde, die aus der Dokumentation zurückkommt, geht direkt in dieses Ergebnis — und in eine Stelle, die ein Betrieb besetzt bekommt.
Mehr Gesprächszeit, engere Begleitung, schnellere Reaktion auf passende Stellen.
Vorgeschlagene Kandidaten kommen schneller und vorbereitet — Ihr Team wird zum verlässlichen Partner statt zur Warteschleife.
Belegbare Ergebnisse gegenüber dem Fördergeber, prüfungsfeste Dokumentation, weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen.
Was Ihre Vorgaben verlangen — und wo Axion schon steht
Die Pflichten unterscheiden sich je Fördergeber im Detail, das Muster ist überall dasselbe.
Der Umstieg passiert in Etappen
Kein Stichtag, an dem alles neu ist. Wir beginnen mit dem Ablauf, der am meisten Zeit kostet, und lassen die übrigen Listen zunächst bestehen. Erst wenn der erste Prozess läuft, kommt der nächste dazu.
Ihre Mitarbeiter behalten ihre gewohnten Ausgaben: Excel bleibt als Export möglich, Ihre Word-Vorlagen bleiben Ihre Vorlagen.
Ihre Teilnehmerdaten verlassen Ihr Haus nicht
Sie verarbeiten besonders sensible Daten: Lebensläufe, Vermittlungshemmnisse, Anwesenheiten, teils Gesundheitsangaben. Für solche Daten kennt die DSGVO erhöhte Anforderungen. Axion ist so gebaut, dass die Daten auf Ihren Geräten bleiben — nicht als Zusage, sondern als Architektur.
Die Daten bleiben bei Ihnen
Die Datenbank liegt als verschlüsselte Datei auf Ihrem Gerät oder Ihrem Server. Es gibt keinen zentralen Dienst, bei dem Ihre Daten liegen und der kompromittiert werden könnte.
Verschlüsselt abgelegt
Zugangsdaten, Tokens und sensible Felder werden authentifiziert verschlüsselt, mit eigenem Nonce pro Eintrag. Wer die Datei kopiert, hat nichts Lesbares.
Geschützter Zugang
Das Master-Passwort wird nach OWASP-Empfehlung gehasht. Ein Angreifer mit entwendeter Datenbank kommt damit nicht weiter.
Entsperren per Fingerabdruck
Touch ID und Windows Hello entsperren die Anwendung, ohne dass der Schlüssel die Secure Enclave beziehungsweise das TPM verlässt.
Rollen und Sichtbarkeiten
Nicht jeder sieht alles. Rollen begrenzen den Zugriff auf Projekte, Standorte und Dokumentarten — die Grundlage für Datenminimierung im Alltag.
Revisionssichere Protokollierung
Jede Änderung ist mit Zeitpunkt und Benutzer nachvollziehbar. Das ist die Voraussetzung für unangekündigte Vor-Ort-Prüfungen.
Mehrere Standorte, kein Einblick
Wenn Standorte Daten austauschen müssen, werden ausschließlich Ende-zu-Ende-verschlüsselte Pakete übertragen. Die Zwischenstelle kann den Inhalt nicht lesen.
Updates, die geprüft ankommen
Jede Version ist signiert und notarisiert. Manipulierte Dateien lässt das Betriebssystem nicht starten.
Keine Telemetrie
Die Anwendung sendet keine Nutzungsdaten. Fehlerberichte gehen nur, wenn ein Mitarbeiter sie aktiv abschickt.
Die Entscheidung ist nicht technisch, sondern eine Frage der Verantwortung
Wo die Daten Ihr Gerät nicht verlassen, entfällt im Regelfall die Auftragsverarbeitung, entfällt die Frage nach dem Serverstandort und entfällt die lange Diskussion mit dem Datenschutzbeauftragten des Fördergebers. Das ist kein Nebeneffekt, sondern der Grund für diese Bauweise.
- Keine Übermittlung an Dritte, kein Drittlandtransfer
- Keine Abhängigkeit von der Verfügbarkeit eines Anbieters
- Arbeiten auch ohne Internetverbindung
- Datenauskunft und Löschung bleiben in Ihrer Hand
- Updates werden verteilt, nicht zentral ausgerollt
- Fehlerdiagnose ist aufwendiger als bei einem Server
- Für mehrere Standorte braucht es eine eigene Lösung
- Sicherungen liegen in Ihrer Verantwortung — wir richten sie mit ein
Die Fragen, die Ihr Datenschutzbeauftragter stellt
Wer ist Verantwortlicher, wer Auftragsverarbeiter?
Verantwortlicher bleiben Sie. Da die Daten Ihr Gerät nicht verlassen, entsteht im Regelbetrieb keine Auftragsverarbeitung. Nur wenn im Rahmen von Wartung ein Zugriff nötig ist, geschieht das auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO — angekündigt und protokolliert.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf dem Gerät oder Server, den Sie bestimmen. Es gibt keinen Standardspeicherort bei einem Anbieter und keine Kopie außerhalb Ihrer Infrastruktur.
Wie wird die Löschpflicht erfüllt?
Fälle und Dokumente lassen sich gezielt löschen; Aufbewahrungsfristen des Fördergebers werden dabei berücksichtigt. Die Löschung ist protokolliert, damit sie belegbar ist.
Was passiert bei einem Gerätediebstahl?
Die Datenbank ist verschlüsselt und ohne Master-Passwort beziehungsweise biometrische Entsperrung nicht lesbar. Der Zugang lässt sich zusätzlich über die Geräteverwaltung sperren.
Was passiert beim Befüllen von Portalen?
Die Daten werden lokal in die Maske eingetragen. Es entsteht keine zusätzliche Übermittlung an Dritte, und abgeschickt wird erst nach Freigabe durch Ihr Team.
Was, wenn es Axion einmal nicht mehr gibt?
Ihre Daten liegen bei Ihnen und sind exportierbar — Excel, CSV, PDF. Sie sind nicht darauf angewiesen, dass ein Dienst weiterläuft, um an Ihre eigenen Unterlagen zu kommen.
Erst der Bauplan, dann die Automatisierung
Nach dem ersten Schritt wissen Sie, welche Abläufe sich lohnen und welche nicht — bevor Sie über die Umsetzung entscheiden.
Vier Größen, ein Modell
Der Preis richtet sich nach der Größe des Standorts, nicht nach der Teilnehmerzahl — damit er über ein Förderjahr planbar bleibt. Alle Beträge netto, als Richtwert für das Gespräch.
Anwesenheit, Lehrstoffdokumentation, Lernerfolgskontrollen und Meldeexport für Kursträger mit einheitlicher Vorgabe.
Bis rund 60 laufende Teilnehmer, voller Funktionsumfang, ein Standort.
Mehrere parallele Maßnahmenarten, 100 bis 250 Teilnehmer, differenziertes Rollenmodell.
Mehrere Standorte oder Projekte unter einem Vertrag, gemeinsames Controlling, mehrere Fördergeber parallel.
Individualentwicklung
Manche Abläufe lassen sich nicht einstellen, sondern müssen gebaut werden: Dienstverhältnisse mit Lohnverrechnung, eigene Berichtsformate, Anbindung an ein Bestandssystem. Abrechnung nach Aufwand, Festpreis auf Wunsch.
Kauf statt Abonnement
Dieselbe Software, andere Verrechnung: als Anschaffung mit Abschreibung statt als laufende Pauschale. Für Träger, deren Richtlinie Software als Investition kennt.
Drei Maßstäbe, an denen Sie den Betrag messen können
Beim Standardpaket liegt die Monatspauschale bei etwa zwei Prozent des Umsatzes, den ein Standort in Referenzgröße erwirtschaftet.
Rund ein Drittel der Vollkosten einer Verwaltungskraft. Wenn die Software eine halbe Stelle freispielt, ist die Rechnung eindeutig.
Wenige zusätzliche Vermittlungen im Jahr decken die Jahreskosten des Standardpakets vollständig.
Was im Preis enthalten ist
Welche Größe zu Ihnen passt und was die Einrichtung bei Ihrem Datenbestand bedeutet, ergibt sich aus der Prozessaufnahme.
Anfrage sendenImpressum
Angaben gemäß § 5 E-Commerce-Gesetz und § 25 Mediengesetz.
Medieninhaber und Diensteanbieter
Jason Schreiber
Kalvarienberggasse 18/1/21
1170 Wien, Österreich
Rechtsform: Einzelunternehmer
Kontakt
Telefon: +43 676 6433346
E-Mail: office@jasonschreiber.at
Unternehmensgegenstand
Entwicklung und Umsetzung von Softwarelösungen zur Automatisierung wiederkehrender Verwaltungsabläufe, insbesondere für Bildungsträger und Beratungsbetriebe.
Gewerberechtliche Angaben
Gewerbewortlaut: Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik (freies Gewerbe)
GISA-Zahl: GISA-Zahl der IT-Gewerbeberechtigung
UID-Nummer: ATU-Nummer, falls vorhanden
Die Gewerbeberechtigung ist überprüfbar unter gisa.gv.at/vkr.
Gewerbebehörde und Kammerzugehörigkeit
Magistrat der Stadt Wien, Magistratisches Bezirksamt für den 17. Bezirk
Mitglied der Wirtschaftskammer Wien, Fachgruppe Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT)
Berufsrechtliche Vorschriften
Gewerbeordnung 1994 (GewO), zugänglich unter ris.bka.gv.at
Abgrenzung zur Beratungstätigkeit
Axion ist ein eigenständiges Software- und Automatisierungsangebot von Jason Schreiber. Es steht in keinem Zusammenhang mit seiner Tätigkeit als Vermögensberater und Versicherungsagent und wird nicht im Namen oder auf Rechnung eines Finanzdienstleisters erbracht.
Online-Streitbeilegung
Verbraucher haben die Möglichkeit, Beschwerden an die Online-Streitbeilegungsplattform der Europäischen Kommission zu richten: ec.europa.eu/odr. Eine Verpflichtung zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren besteht nicht.
Haftung für Inhalte und Links
Die Inhalte dieser Website werden mit Sorgfalt erstellt. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität kann keine Gewähr übernommen werden. Für die Inhalte verlinkter externer Seiten ist ausschließlich der jeweilige Anbieter verantwortlich.
Urheberrecht
Alle Inhalte dieser Website, insbesondere Texte, Grafiken und Darstellungen, unterliegen dem österreichischen Urheberrecht. Eine Verwendung außerhalb der gesetzlich zulässigen Fälle bedarf der vorherigen Zustimmung.
Entwurf. Rot markierte Felder müssen noch ergänzt werden. Vor Veröffentlichung rechtlich prüfen lassen.
Datenschutzerklärung
Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO.
Verantwortlicher
Jason Schreiber, Kalvarienberggasse 18/1/21, 1170 Wien, Österreich
E-Mail: office@jasonschreiber.at
Kontaktformular
Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Organisation, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und Ihre Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder Vertragsvorbereitung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Die Daten werden nach Abschluss der Korrespondenz gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen: in der Regel nach drei Jahren.
Server-Logfiles
Beim Aufruf dieser Website werden durch den Hosting-Anbieter technische Daten protokolliert (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des technischen Betriebs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Hosting-Anbieter: GitHub, Inc. (GitHub Pages), 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, USA — Datenübermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln
Cookies und Analyse
Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken ein. Es findet kein Tracking statt, und es werden keine Daten an Dritte zu Werbezwecken übermittelt.
Auftragsverarbeitung bei Projekten
Werden im Rahmen eines Projekts personenbezogene Daten Ihrer Teilnehmer verarbeitet, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Die Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur; ein Zugriff erfolgt nur im vereinbarten Umfang.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Adresse.
Beschwerden können Sie an die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, richten.
Entwurf. Rot markierte Felder müssen noch ergänzt werden. Vor Veröffentlichung rechtlich prüfen lassen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Diese Bedingungen gelten für alle Leistungen, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.
1. Geltungsbereich
Diese Bedingungen gelten für Verträge zwischen Jason Schreiber, Kalvarienberggasse 18/1/21, 1170 Wien (im Folgenden Auftragnehmer) und Unternehmen sowie Organisationen (im Folgenden Auftraggeber) über Analyse, Entwicklung und Betrieb von Softwarelösungen zur Prozessautomatisierung.
2. Leistungsumfang
Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Leistungen im Rahmen der Prozessaufnahme umfassen Analyse und Dokumentation, nicht jedoch die Umsetzung; diese wird gesondert vereinbart.
3. Mitwirkungspflichten
Der Auftraggeber stellt die für die Umsetzung erforderlichen Daten, Vorlagen, Zugänge und Ansprechpersonen rechtzeitig bereit. Verzögerungen, die daraus entstehen, verlängern vereinbarte Termine entsprechend.
4. Vergütung und Zahlung
Die Vergütung richtet sich nach dem Angebot. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zur Zahlung fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen.
5. Nutzungsrechte
Mit vollständiger Bezahlung erhält der Auftraggeber ein einfaches, zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht an der erstellten Lösung im vereinbarten Umfang. Vorbestehende Komponenten und wiederverwendbare Bausteine des Auftragnehmers bleiben dessen Eigentum.
6. Datenschutz
Werden personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Der Auftragnehmer verpflichtet seine Mitarbeiter zur Vertraulichkeit.
7. Gewährleistung und Haftung
Der Auftragnehmer haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Für entgangenen Gewinn, Folgeschäden und Datenverlust wird nicht gehaftet, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.
8. Laufzeit und Kündigung
Laufende Leistungen können mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.
9. Schlussbestimmungen
Es gilt österreichisches Recht. Gerichtsstand ist das sachlich zuständige Gericht in Wien. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.
Entwurf. Rot markierte Felder müssen noch ergänzt werden. Vor Veröffentlichung rechtlich prüfen lassen.
Welcher Ablauf kostet Sie
am meisten Zeit?
Schreiben Sie ihn auf. Ich melde mich mit einer Einschätzung und einem Vorschlag für die Prozessaufnahme.